Datenschutzerklärung der Ortega Schule AG

 

Der verantwortungsvolle Umgang mit Daten unserer Schülerinnen und Schüler sowie ihrer Eltern ist der Ortega Schule AG (nachfolgend: «die Ortega Schule») ein zentrales Anliegen. Entsprechend setzen wir im Bereich des Datenschutzes auf einen offenen und transparenten Umgang. In dieser Datenschutzerklärung wird im Detail beschrieben, wie wir mit Personendaten umgehen.

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1. Allgemeines

Nachfolgend wird unter «Bearbeiten» oder «Verarbeiten» von Personendaten jeder Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, verstanden, insbesondere das Beschaffen, Speichern, Aufbewahren, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben, Archivieren, Löschen oder Vernichten von Personendaten.

Unter «Personendaten» respektive «personenbezogene Daten» werden im Folgenden sämtliche Informationen verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen, beispielsweise Name, Vorname, Adresse, Geburtsdatum, Nationalität, E-Mail-Adresse, Anzahl Absenzen, Klassenzugehörigkeit oder Noten.

Welche Daten im Einzelnen und in welchem Umfang bearbeitet werden, richtet sich massgeblich nach den Dienstleistungen, die von unseren Schülerinnen und Schülern respektive ihren Eltern bezogen werden.

Bitte beachten Sie dabei, dass die Bereitstellung bestimmter Personendaten für die Aufnahme der gemeinsamen Vertragsbeziehung beziehungsweise für den Abschluss und die Erfüllung unserer vertraglichen Leistung oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten unverzichtbar ist. Sollten Sie uns Personendaten nicht bereitstellen wollen, können wir daher unter Umständen unsere vertraglichen Leistungen nicht erbringen. Falls Sie eine uns bereits erteilte Einwilligung, die für die Erbringung unserer Dienstleistungen zwingend ist, später widerrufen, können wir unsere vertragliche Leistung unter Umständen nicht mehr weiter erfüllen und sind zur Vertragsauflösung befugt.

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2. Besonders schützenswerte Daten

Bei besonders schützenswerten Daten handelt es sich insbesondere um Gesundheitsdaten, biometrische oder genetische Daten, Daten über die Intimsphäre, Daten über die Zugehörigkeit zu einer Rasse oder Ethnie oder Daten über religiöse, weltanschauliche, politische und gewerkschaftliche Ansichten oder Tätigkeiten sowie Daten über Massnahmen der sozialen Hilfe, administrative oder strafrechtliche Verfolgungen oder Sanktionen.

Wir bearbeiten grundsätzlich keine besonders schützenswerten Daten. Sollte es im Ausnahmefall für die Erfüllung unserer vertraglichen Leistungen erforderlich sein, dass wir besonders schützenswerte Daten bei Ihnen erheben und bearbeiten, holen wir diesbezüglich vorgängig eine separate Einwilligungserklärung bei Ihnen ein.

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3. Bearbeitungszwecke

Wir erheben, bearbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies für die Erbringung unserer vertraglichen Leistungen oder gemäss unseren internen Vorgaben erforderlich ist, insbesondere für:

• das Führen der Stammdaten und des Dossiers unserer Schülerinnen und Schüler sowie deren Eltern;

• die Gewährleistung des Schulbetriebs der Ortega Schule und der damit verbundenen Ausbildungsdienstleistungen;

• allfällige Meldungen an Behörden, Verbände, Bildungspartner, Praktikumsbetriebe und Akkreditierungsstellen sowie Dritte (z.B. Lehrstätten, Arbeitgeber, andere Schuleinrichtungen);

• die Archivierung der im Rahmen der Erfüllung unserer Leistungen erhobenen Personendaten (beispielsweise Zeugnisse).

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten unter anderem auch für folgende Zwecke bearbeiten:

• Kommunikation mit Dritten und Bearbeitung ihrer Anfragen im Zusammenhang mit der Erbringung unserer vertraglichen Leistungen;

• Prüfung und Verbesserung direkter Kundenansprache sowie Erhebung von Personendaten aus öffentlich zugänglichen Quellen zwecks Kundenakquisition;

• Werbung und Marketing (einschliesslich Durchführung von Anlässen);

• Geltendmachung sowie Durchsetzung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung in Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren.

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer Personendaten für bestimmte Zwecke erteilt haben (z.B. für die Veröffentlichung von Film- und Fotoaufnahmen), bearbeiten wir diese im Rahmen und gestützt auf diese Einwilligung. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, was jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen und Datennutzungen hat.

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4. Umgang mit Daten und Datensicherheit

Die Vorschriften über den Datenschutz werden von der Ortega Schule zum Schutz der Privatsphäre ihrer Schülerinnen und Schüler respektive ihrer Eltern nach Massgabe der anwendbaren Gesetze strikt eingehalten.

Alle Systeme und Programme, welche von uns angewendet und benutzt werden, sind sicherheitstechnisch auf dem neuesten Stand und werden durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung der Daten durch nicht berechtigte Personen geschützt. Es werden angemessene Verschlüsselungsverfahren angewendet.

Die Massnahmen für die Sicherheit werden ständig den aktuellen technischen Entwicklungen angepasst und regelmässig internen sowie externen Kontrollen unterzogen.

Darüber hinaus finden regelmässig Sensibilisierungen und Schulungen unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter statt.

Die vorgenannten Massnahmen zum Umgang mit Daten werden unseren Vertragspartnern ebenfalls überbunden.

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5. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

Wir bearbeiten Ihre Personendaten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen Leistungen erforderlich ist. Danach werden Ihre Personendaten grundsätzlich gelöscht oder anonymisiert. Ihre Personendaten können jedoch darüber hinaus weiterbearbeitet werden, etwa aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten oder für die Zeit, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können.

Die Speicherdauer richtet sich dabei massgeblich nach den gesetzlichen Verjährungsfristen und dem Zweck der jeweiligen Datenbearbeitung. In der Regel speichern wir Personendaten für die Dauer der Vertragsbeziehung beziehungsweise Vertragsdauer und anschliessend für weitere fünf, zehn oder mehr Jahre, je nach anwendbarer Rechtsgrundlage. Dies entspricht der Zeitspanne, innerhalb derer Rechtsansprüche gegen uns geltend gemacht werden können. Laufende oder zu erwartende rechtliche Verfahren können eine Speicherung über diese Frist hinaus zur Folge haben.

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6. Datenweitergabe an Dritte

Ohne die Unterstützung anderer Unternehmen können wir unsere vertraglichen Leistungen unter Umständen nicht in der gewünschten Form erbringen. Damit wir die Dienstleistungen dieser Unternehmen nutzen können, ist in einem gewissen Umfang auch eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich. Wir geben daher im Zusammenhang mit der Erfüllung unserer vertraglichen Leistungen Personendaten auch an Dritte weiter. Dabei geht es insbesondere um folgende Empfänger:

• Unsere Dienstleister wie z.B. IT-Dienstleistungserbringer, Software-Lösungen im Bereich der Schuladministration und Verwaltung;

• Händler, Lieferanten, Subunternehmer und sonstige Geschäftspartner;

• andere Kunden und Dienstleister im Bereich des Schulungswesens;

• in- und ausländische Behörden, Amtsstellen oder Gerichte, beispielsweise zur Geltendmachung und Durchsetzung von Forderungen sowie andere Parteien in möglichen oder tatsächlichen Rechtsverfahren;

• Branchenorganisationen, Verbände, Organisationen und weitere Gremien.

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7. Datenübermittlung ins Ausland

Wir sind berechtigt, Ihre personenbezogenen Daten auch an Dritte im Ausland zu übertragen, sofern dies zur Durchführung der in dieser Datenschutzerklärung genannten Datenbearbeitungen erforderlich ist. Dabei werden die gesetzlichen Vorschriften zur Bekanntgabe von personenbezogenen Daten an Dritte selbstverständlich eingehalten. Sofern das betreffende Land über kein angemessenes Datenschutzniveau verfügt, gewährleisten wir durch vertragliche Regelungen, dass Ihre Daten bei diesen Unternehmen angemessenen geschützt sind.

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8. Automatisierte Einzelfallentscheidung und Profiling

Bei «Profiling» handelt es sich um jede Art der automatisierten Bearbeitung von Personendaten, die darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.

Wir nutzen keine automatisierten Einzelfallentscheidungen im Zusammenhang mit der Vertragsbeziehung mit unseren Schülerinnen und Schülern respektive ihren Eltern.

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9. Rechte der betroffenen Person

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch sowie – soweit anwendbar – das Recht auf Datenübertragbarkeit. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Diese Rechte können Sie im Rahmen des geltenden Datenschutzrechts jederzeit und grundsätzlich kostenlos geltend machen.

Wir behalten uns allerdings vor, unsererseits Einwände aufgrund gesetzlicher Einschränkungen (insbesondere eine entgegenstehende Aufbewahrungs- respektive Dokumentationspflicht), aufgrund überwiegenden Eigeninteresses oder sofern die Personendaten für die Geltendmachung von Ansprüchen unsererseits benötigt werden, geltend zu machen.

• Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, über Ihre von uns bearbeiteten Personendaten Auskunft zu verlangen. Soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, hat jede / jeder Betroffene das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen;

• Recht auf Berichtigung: Wir sind bemüht, Personendaten sachlich richtig zu bearbeiten und auf dem neusten Stand zu halten. Sollten wir trotzdem falsche Personendaten über Sie gespeichert haben, teilen Sie uns dies bitte auf dem üblicherweise verwendeten Kommunikationsweg mit;

• Recht auf Widerspruch, Einschränkung oder Löschung: Sie haben das Recht, einer Bearbeitung Ihrer Personendaten, die nicht zwingend für die Vertragsdurchführung notwendig ist, nicht auf Grund einer gesetzlichen Grundlage zu erfolgen hat oder ohne Vorliegen eines überwiegenden beziehungsweise berechtigten Interessens unsererseits erfolgt, mit sofortiger Wirkung für die Zukunft zu widersprechen oder diese einzuschränken. Sie haben darüber hinaus unter den gleichen Voraussetzungen das Recht auf Löschung Ihrer Personendaten;

• Recht auf Datenübertragung: Sie haben unter Umständen das Recht, Ihre Personendaten in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen oder an einen anderen Verantwortlichen zu übertragen und / oder herausgeben zu lassen;

• Überprüfung Ihrer Anliegen: Falls wir Ihren Erwartungen im Hinblick auf die Bearbeitung von Personendaten nicht entsprechen, Sie sich über unsere Datenschutzpraktiken beschweren möchten oder Ihre Rechte ausüben wollen, teilen Sie uns dies bitte mit. Dies gibt uns die Möglichkeit, Ihr Anliegen eingehend zu prüfen. Um uns bei der Beantwortung Ihrer Anfrage zu unterstützen, werden Sie um eine entsprechende aussagekräftige Mitteilung gebeten. Wir werden Ihr Anliegen im Einklang mit dem anwendbaren schweizerischen Datenschutzgesetz innert angemessener Zeit prüfen und beantworten.

• Eine betroffene Person hat zudem die im Datenschutzgesetz vorgesehene Möglichkeit, den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten zu kontaktieren (www.edoeb.admin.ch).

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10. Kontaktdaten und Ausübung der Rechte der Kunden

Für die Datenbearbeitung als «Verantwortliche» gemäss Datenschutzgesetz («DSG») gilt die Ortega Schule AG, Kesslerstrasse 1, 9000 St. Gallen.

Bei spezifischen Fragen oder Anliegen im Zusammenhang mit dem Datenschutz können Sie unter der folgenden Adresse an Herrn Gion Pedrazzini, Geschäftsleiter der Ortega Schule, gelangen:

Ortega Schule AG, Kesslerstrasse 1, 9000 St. Gallen, gp@ortegaschule.ch.

Wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind oder bei einer möglichen Verletzung Ihrer Datenschutzrechte können Sie sich an die zuständige Datenschutzbehörde wenden. Die zuständige Datenschutzbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte, Feldeggweg 1, 3005 Bern (www.edoeb.admin.ch).

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11. Stand der Datenschutzerklärung

Die vorliegende Datenschutzerklärung wurde am 1. September 2023 in Kraft gesetzt.

Die Ortega Schule behält sich vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anzupassen. Im Falle einer solchen Anpassung werden Sie auf angemessene Weise über die Website www.ortegaschule.ch informiert.

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